Talvolta si può avere la percezione che le piccole aziende non abbiano bisogno di seguire schematicamente tutte le procedure di gestione di un’impresa di grandi dimensioni, ma questa sensazione può essere errata.
Tra le attività sottovalutate, c’è la gestione di magazzino, che deve essere eseguita con cura indipendentemente dalla grandezza dell’impresa o dal settore di mercato. Avere un’organizzazione efficiente permette di ottimizzare i costi, ridurre gli sprechi e garantire un flusso merci costante.
Al contrario, se la gestione di un magazzino risulta inefficace possono insorgere problemi che potrebbero andare a intaccare le risorse finanziarie e la fluidità del lavoro. Non avere il controllo su determinati aspetti porta, nel lungo tempo, a non riuscire a soddisfare la domanda del mercato e questo va a incidere direttamente sul fatturato.
È bene avere un equilibrio tra quantità disponibili e necessità operative perché in questo modo si potrà garantire sempre un livello di scorte adeguato a rispondere alle esigenze dei clienti, senza però eccedere e occupare inutilmente spazio, o spendere risorse preziose.
Le operazioni fondamentali della gestione scorte
Le operazioni da seguire per una corretta gestione di magazzino hanno come obiettivo quello di riuscire a mantenere un equilibrio tra disponibilità dei prodotti e ottimizzazione degli spazi e delle risorse.
In questo contesto, ogni processo, dalla registrazione alla movimentazione delle merci, influisce direttamente sull’efficienza aziendale e sulla capacità di rispondere alla domanda del mercato senza sprechi o carenze.
Una delle attività primarie da eseguire con regolarità è il controllo dell’inventario, ovvero il monitoraggio costante delle quantità di materiali presenti in magazzino. In questa fase si procede anche con la definizione dei livelli minimi e massimi di scorta, la verifica dello stato delle merci e la registrazione delle entrate e delle uscite.
Un altro aspetto fondamentale è poi quello della gestione dell’approvvigionamento, il quale prevede la pianificazione degli ordini ai fornitori in base ai consumi previsti e ai tempi di consegna.
Infine, non bisogna tralasciare l’importanza dell’ottimizzazione della rotazione delle scorte, che consente di ridurre i costi legati allo stoccaggio. Questo passaggio solitamente si fa tramite strategie, come il metodo FIFO (First In, First Out) o il modello Just-in-Time (JIT).
Perché è importante fare una buona gestione scorte
Le scorte rappresentano una parte significativa del capitale investito. Si tratta di una quantità di merci da tenere in magazzino pronte alla vendita in risposta alle richieste del cliente.
Se non gestite con attenzione, possono trasformarsi in un costo eccessivo o in un vincolo operativo perché in caso di mancanze non si potrà soddisfare le esigenze di mercato; in caso di eccedenze, invece, si avrà uno spreco di spazio e risorse che possono essere destinate ad altro.
È quindi bene fare un controllo accurato per ridurre il rischio di eccedenze inutilizzabili o obsolete, che potrebbero occupare spazio prezioso e generare perdite economiche.
Nel caso di aziende di produzione, avere a disposizione le adeguate scorte di magazzino permette di avere sempre a disposizione i materiali necessari, evitando in questo modo interruzioni nel ciclo di lavoro e ritardi nelle consegne ai clienti.
Tutto ciò aiuta anche a disporre di una soluzione immediata nel caso di imprevisti legati a variazioni nella domanda o a difficoltà di approvvigionamento dai fornitori. Possiamo quindi dire con certezza che la corretta gestione delle scorte di magazzino è essenziale per migliorare la produttività, ridurre gli sprechi e garantire una maggiore stabilità finanziaria e operativa.
Strumenti utili per la gestione scorte magazzino
Esistono diversi modi per riuscire a fare una corretta gestione delle scorte di magazzino, ma è innegabile che tenere attentamente in considerazione ogni passaggio sia qualcosa di complesso e delicato.
Il flusso di lavoro, la velocità nella vendita e nello smaltimento, dipende tutto dalla velocità nell’organizzazione del magazzino. Adottare strumenti adeguati, quindi, può essere ciò che fa la differenza tra il successo aziendale o meno.
In questi casi, è fortemente suggerito l’uso di software gestionali, in quanto questi permettono di monitorare in tempo reale le giacenze, tracciare i movimenti di carico e scarico e stimare con precisione i tempi di riordino.
Un altro strumento indispensabile e che lavora spesso in combinazione con il primo è l’uso di sistemi di codifica, come i codici a barre, che facilitano l’identificazione e la registrazione rapida dei prodotti, aumentando l’accuratezza dell’inventario.
In questo modo l’inventario periodico sarà veloce da gestire, oltre che avere sempre un registro aggiornato in tempo reale delle giacenze.