Il workflow management rappresenta una metodologia il cui obiettivo è semplificare e automatizzare i processi, cosa che viene messa in atto all’interno delle attività ripetitive. Si tratta di una leva strategica ottimale per quanto concerne l’efficienza operativa, soprattutto in un contesto quale quello di digital transformation.
Si basa infatti sull’utilizzo di software digitali di ultima generazione, proposti da realtà come Edok, specializzata nella gestione documentale. Parliamo infatti di una software house qualificata in tutto ciò che ruota intorno a sviluppo, distribuzione e progettazione: è quindi in grado di offrire un supporto a 360° nel workflow management. Scopriamo qualcosa di più su questa metodologia.
Uno strumento efficace per l’automatizzazione dei processi
Come accennato poc’anzi, il workflow management permette di digitalizzare e automatizzare le attività aziendali che appaiono ripetitive. Se svolte manualmente, infatti, risulterebbero un dispendio superiore in termini di risorse, tempo e denaro.
Ciò avviene tramite l’uso di programmi ad hoc, i quali consentono di programmare le fasi operative, assegnando i compiti e tracciando ogni step/operazione passo passo. In questo modo si ottiene una migliore efficienza, anche in virtù di una maggiore continuità.
Un flusso di lavoro più programmato
Il fulcro su cui si basa il workflow management è la definizione di input e output. Si comincia con la definizione di un input iniziale, che viene poi adeguato sulla base delle risorse presenti internamente, a fronte di un trasferimento all’esterno di un output.
Nel concreto, ogni processo risulta scomposto in più fasi, a loro volta coordinate secondo modelli di matrice logico-temporale. In questo modo si rendono le varie attività allineate in base agli obiettivi e pianificate in maniera impeccabile. Si ha dunque una vision più esaustiva in merito al core business, a livello sia micro che macro.
Management e formazione
Come suggerito dal termine, il workflow management è una metodologia di stampo manageriale e va ben oltre la semplice installazione di software dedicati.
Occorre dunque avere all’interno dell’unità operativa delle competenze specifiche e che interessano le figure di riferimento quali team leader, manager e responsabili di area. I suddetti professionisti devono formarsi continuativamente sulle nuove tecnologie ma anche sui modelli per adottarle nella quotidianità.
Auditability e organizzazione delle risorse
Scalabilità, verifica e controllabilità: sono questi gli aspetti che stanno alla base di quella meglio nota come auditability, la quale si rivela un aspetto basilare del workflow management.
Tutto ciò dà luogo a un’implementazione della trasparenza all’interno dei processi: ogni passaggio è tracciabile e ogni singolo documento denota uno storico.
Un aspetto, quest’ultimo, essenziale in merito alla tracciabilità delle fonti, che non va mai data per scontata ed è imprescindibile in un processo di decision making che possa dirsi affidabile e ben impostato.
Il risultato è infatti una compliance a vari livelli: si ottiene una riduzione degli sprechi e dei ritardi, migliorando l’indirizzamento delle risorse verso il core business.
Verso una comunicazione integrata
Il workflow management favorisce quella che è una tendenza destinata a ulteriori sviluppi nell’epoca contemporanea: ci riferiamo alla comunicazione integrata.
Complice una centralizzazione dei dati e una definizione esaustiva e chiara dei ruoli, si ottiene un’interazione più tracciabile, trasparente e fluida, sia all’interno che all’esterno. Tutto ciò ha un impatto quanto mai positivo tanto sul clima presente nell’azienda quanto nel rapporto con i clienti finali.